Одиниця зберігання архівних документів

Одиниця зберігання — класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи — за групами і комплексами.

Систематизація здійснюється за такими принципами:

• структурний — в залежності від приналежності одиниць зберігання до структурних підрозділів організації;
• хронологічний — за хронологією періодів або дат, до яких відносяться одиниці зберігання;
• функціональний, галузевий, тематичний, предметно-питальний — за функціями організації, темами або питаннями, які розкривають зміст одиниць зберігання;
• номінальний — за видами і різновидами документів;
• кореспондентський — за організаціями, в результаті листування з якими утворилися одиниці зберігання;
• географічний — за географічними назвами територій, населених пунктів та інших географічних об'єктів, з якими пов'язані зміст документів, автори, кореспонденти;
• авторський — за назвами організацій або прізвищами громадян, які є авторами документів.

Одиниці зберігання вносяться в архівні описи і оформляються в порядку, що забезпечує облік, пошук і використання архівних документів. Кожна Одиниця зберігання має свій шифр.