Аналітична записка

Жорстких вимог до структури або обсягу аналітичної записки не пред'являється. Базовий варіант структури аналітичної записки може складатися з наступних частин:

• Анотація;
• Зміст
• Вступ
• Основна частина
• Висновки
• Підпис
• Програми наступних дій

В анотації коротко викладається суть змісту документа, причини і обставини його появи, цілі та завдання об'єкту, методи дослідження, обґрунтування та отримані результати. Кожен з цих параметрів починається з абзацу. В анотації вказуються використовувані джерела інформації. Розмір анотації не повинен перевищувати 2/3 сторінки формату А4.

Включає в себе перелік всіх структурних частин документа із зазначенням номерів сторінок, на яких розміщується початок кожної частини.

Містить кілька складових частин, які не виділяються підзаголовками, але присутні в обов'язковому порядку. Вступ містить постановку проблеми (тобто її призначення, характеристику основних методологічних принципів при її вивченні, чітко сформульовану мету, причини і підстави дослідження, коло питань, що підлягають розгляду). Роз'яснюється, яка методика використовувалася при обробці інформації.

Викладається суть дослідження. У логічній послідовності дається виклад досліджуваних питань теми (виділених, як правило, в підрозділи) на основі самостійного вивчення джерел і залучення, де це необхідно, дослідницької та іншої літератури. Поетапний аналіз та узагальнення. Висування гіпотез, версій і їх обґрунтування. Складається з розділів і підрозділів.

Наприкінці Аналітичної записки повинні бути обов'язково Висновки, Прогноз і Пропозиції (Рекомендації). Будуються вони на підставі результатів аналізу матеріалів, наведених у розділах, але не повторюють їх, а узагальнюють.

Основні вимоги до висновків:

• Несуперечність і жорсткий логічний взаємозв'язок з основним текстом підрозділу;
• Відсутність прямих повторень тексту розділу;
• Неприпустимість висновків, не обґрунтованих основним текстом;
• Висновки повинні характеризувати розглянутий період або явище;
• Висновки в обов'язковому порядку повинні містити загальні прогнозні оцінки перебігу процесів на найближчу перспективу;
• Підводиться загальний підсумок досліджень із зазначеної тематики;
• Текст висновків повинен бути коротким.

Виходячи з висновків, вказується перелік заходів, пропозицій або їх варіанти для запобігання причин, наслідків тієї чи іншої події, а також прогнозуються ті події, дії, які можуть відбутися, якщо не виконати або не брати до уваги ці висновки і пропозиції.

Вступні та заключні частини виділяються курсивом.

Обсяг підсумкового висновка не повинен перевищувати однієї сторінки.

Наприкінці Аналітичної записки, під висновками і пропозиціями повинна бути відмітка про виконавця, що включає в себе відповідальних виконавців даного документа із зазначенням їх посад в організаційній структурі, наприклад: Віце-король Індії, підпис, маркіз, Д. Н. Керзон, а також дата підпису та номери службових телефонів.

Долучаються різні таблиці, графіки, умовні позначення, глосарій, математичні формули і розрахунки, а також інша другорядна інформація, яка доповнює основну частину документа. Список використаних джерел та літератури, складається при необхідності і на вимогу керівництва.

• Весь текст аналітичної записки повинен був спрямований на досягнення мети. Цілей може бути декілька, але краще, щоб їх було небагато, ще краще - одна.
• Якщо Ви пишете аналітичну записку самостійно, обов'язково запитуйте інформацію у своїх колег з інших структурних підрозділів або сторонніх організацій - це підвищить об'єктивність аналітичної записки.
• При підготовці документа необхідно використовувати наявні методики збору інформації та зіставлення фактів.
• Факт як такий містить у собі недостатньо сенсу, якщо його не розглядати в поєднанні з деякими іншими фактами або не вказати на його значення.
• Текст аналітичної записки повинен бути зрозумілий, наукові терміни, вирази, які використовуються при дослідженні тієї чи іншої проблеми необхідно замінювати поняттями для широкої аудиторії. У разі неможливості їх замінити іншими, вони можуть бути залишені, але обов'язково приводиться в додатку і розкриватися докладно.
• Загальний розмір аналітичної записки, без додатків повинен бути не більше 7-12 сторінок.
• Основні розділи аналітичної записки починають щоразу з нової сторінки.
• Листи аналітичної записки брошурують тільки після затвердження тексту керівником підрозділу.
• При використанні електронних документів з різними стилями викладу, шрифтами і т. п. необхідно обов'язково переформатувати і навести дані до тих технічних характеристик, які прийняті в компанії.
• Для презентацій аналітичну записку при необхідності слід переплести в щільні обкладинки і оформити текст, графіки та діаграми в кольорі.

Аналітична записка повинна бути ретельно вивірена відповідальним виконавцем і підписана ним, а потім передана на перевірку, узгодження, корекцію керівнику підрозділу, який уважно вивчає цей документ, вносить зміни за згодою автора. Після коригування керівник підрозділу підготовлений документ передає керівнику оргструктури на розгляд. У разі виявлення будь-яких неточностей, помилок і т. п. в документі виконавець вносить зміни і передає його в двох примірниках разом з електронною версією через свого керівника підрозділу керівнику оргструктури.

• PEST-аналіз
• PESTLE-аналіз
• SWOT-аналіз
• SNW-аналіз
• Аналіз п'яти сил Портера
• Резюме для керівництва
• Документи дипломатичного представництва