Система автоматизації документообігу

Систе́ма автоматиза́ції документоо́бігу (Систем́а електро́нного документоо́бігу) — інформаційна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Типи електронних документів
  • Договір
  • Акт
  • Рахунок
  • Видаткова
  • Замовлення
  • Вкладення
  • Інші типи документів

Сучасні системи електронного документообігу дозволяють створювати будь-яких типи документів, передбачені діловими процесами в організації.

Основні поняття електронного документообігу
  • Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
  • Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
  • Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
  • Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
  • Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — новий термін, передбачений Законом України «Про електронні довірчі послуги»[1], який набув чинності 7 листопада 2018 року. Це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Основні принципи електронного документообігу
  • Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
  • Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
  • Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
  • Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
  • Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
  • Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

Див. також

Примітки
  1. ЗУ "Про електронні довірчі послуги". zakon.rada.gov.ua (Законодавство України). Процитовано 14 червня 2020.
This article is issued from Wikipedia. The text is licensed under Creative Commons - Attribution - Sharealike. Additional terms may apply for the media files.