Діловодство

Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами[1];[2].

Діловодство — Робота з документами від початку їх утворення до здачі в архів...

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр тощо. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.

Основні функції канцелярії як установи:

• прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;
• оформлення і відправка вихідних документів;
• стенографування і друкування документів;
• контроль за виконанням документів;
• формування справ і здача їх в архів;
• зберігання і забезпечення використання документів;
• методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;
• підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;
• контроль за веденням операцій з документами.

В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.

Документообіг — це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки:

- вхідних документів (документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям);

- вихідних документів (документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами);

- внутрішніх документів (документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі).

Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства. Документообіг різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.

Документопотік — це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією тощо).

Виділяють три основних документальних потоки:

• документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90 %), тільки 10-15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;
• документопотік внутрішніх документів — з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти тощо);
• документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

• змістом або функціональною належністю;
• структурою;
• режимом або циклічністю;
• спрямованістю;
• обсягом.

Зміст документопотоку характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю тощо). На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення тощо.

Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців тощо) за певний період. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Використання електронних технологій у документуванні не лише уможливило оптимізувати роботу з документами, які вже існували, створивши їхні аналоги в електронній формі[3]. Нові засоби документування та зберігання інформації призвели до нових форм організації інформації. Яскравим прикладом цього є вебсайт - інформаційний об'єкт, відображаючий велику сукупність документів, які одночасно можуть читати велика кількість користувачів, які можуть бути географічно роззосередженими. Електронно-обчислювальні машини дозволяють застосовувати математичні методи криптографії для розшарування доступу до відповідної документації на рівні.

Взаємообмін речовиною, енергією та інформацією між компонентами системи, а також між системою та середовищем називається метаболізмом. У системних дослідженнях виділяють речовинну, енергетичну, інформаційну, речовинно-енергетичну, речовинно-інформаційно-енергетичну форми метаболізму. Крім того, розрізняють внутрішню та зовнішню форми метаболізму. Внутрішній метаболізм відіграє важливу роль при формуванні цілісних властивостей систем, а зовнішній - визначає ступінь відчиненості систем.

По характеру зв'язаності розрізняють лінійні, централізовані, мережеві, сотові, скелетні, повнозв'язні й інші структури, утворені їх комбінаціями. Ці типи структур характеризуються своєю інформативністю ${\displaystyle I,}$ яку можна розглядати як збалансовану по компонентам функцію вигляду

${\displaystyle I\approx (\alpha X+\beta Y+\chi Z)M,}$

де ${\displaystyle X}$ - продуктивність елементів по переробці інформації, ${\displaystyle Y}$ - швидкість запам'ятовування інформації, ${\displaystyle Z}$ - швидкість передачі (обміну) інформації по прямим каналам зв'язку, ${\displaystyle M}$ - число прямих зв'язків між компонентами системи, ${\displaystyle \alpha ,\beta ,\chi }$ - безрозмірні коефіцієнти, які залежать від типу структури, значення яких визначаються методом моделювання. Як показали розрахунки, при однорідності елементів оптимальною по інформативності є сотова структура. Централізовані структури нерівномірні у розподілі інформаційного навантаження. У повнозв'язних й мережевих структурах із збільшенням навантаження відбувається катастрофічний ріст кількості ретрансльовуваної інформації. Інформативність лінійних й скелетних структур є мінімальною[4].

структурна схема СА системи управлінського документообігу

Поведінка або процеси у скінченному автоматі елементу системи управлінського документообігу можна описати рівняннями станів (переходів) і рівняннями вихідних величин виду:

${\displaystyle {\begin{cases}a[n]=f_{\int }(a[n-1],\,\,u[n],\,\,a[0])=a_{0};\\x[n]=\varphi _{\int }(a[n]),\end{cases}}}$

де ${\displaystyle f(\cdot )}$ - "квантована" по рівню функція векторних змінних виду:

• ${\displaystyle \varphi _{\int }(\cdot )}$ - "квантована на" за рівнем функція одієї векторної змінної;
• ${\displaystyle a[0]=a_{0}}$ - вектор початкових станів.

Спеціальний індекс для функцій ${\displaystyle f_{\int }(\cdot )}$ та ${\displaystyle \varphi _{\int }(\cdot )}$ повинен нагадувати про те, що ці функції квантовані за рівнями. Тому вони можуть приймати такі значення, які відповідають літерам свого алфавіту[5].