Управління корпоративним контентом

Захоплення передбачає перетворення паперової інформації в електронну форму, як правило, шляхом сканування. Захоплення також використовується для організації електронних файлів та інформації в узгоджену структуру документів, яку можна керувати. Технології захоплення також включають створення метаданих (індексних значень), які описують особливості документа, що полегшує пошук за допомогою функції пошуку. Наприклад, медична карта як значення індексу може містити ідентифікатор пацієнта, ім'я пацієнта, дату візиту та процедуру, що полегшує медичний персонал для розміщення картки.

Автоматичне або напівавтоматичне захоплення може витягувати дані з документів EDI або XML-файлів, бізнес-додатків та ERP, а також інших існуючих спеціалізованих систем.

Різні технології використовуються для отримання інформації від сканованих документів та факсів, наприклад:

• Оптичний розпізнавання символів (OCR) — перетворює текстові зображення в буквено-цифрові символи.
  
• Розпізнавання символів рукописного тексту (HCR) –перетворює рукописні текстові зображення в буквено-цифрові символи. Дає кращі результати у випадку короткого тексту в фіксованому місці, ніж текст неправильної форми.
  
• Інтелектуальне розпізнавання символів (ICR) — розширює можливості OCR та HCR для використання порівнянь, логічних з'єднань та перевірок на основі списків списків та наявних основних даних для покращення розпізнавання. Наприклад, у такій формі, де підсумовується стовпчик чисел, точність діагнозу можна контролювати шляхом додавання розпізнаних чисел та їх порівняння з сумою в оригінальній формі.
  
• Оптичний маркер розпізнавання (OMR) — читає «теги» у певних областях, наприклад, прапорці, часто використовуються для опитувань, форм тощо.
  
• Розпізнавання штрих-коду (ang. Barcode) –  це кодування продуктів та інших комерційних даних.
  

Особливості очищення зображення включають обертання, випрямлення, регулювання кольорів, переміщення, масштабування, вирівнювання, розділення сторінок, анотації та видалення бруду.

Обробка форми — захоплення друкованих форм за допомогою сканування та електронних форм та їх подальша обробка. Технології розпізнавання, описані вище, часто використовуються, тому що добре розроблені форми дозволяють велику кількість автоматичної обробки. Автоматизована обробка може використовуватися для захоплення електронних форм, таких як ті, що подаються через веб-сторінки, якщо макет, структура, логіка та вміст відомі системі захоплення.

COLD (Computer Output to Laser Disc) берігає звіти та інші документи на оптичних дисках або інших формах цифрового архівування, що використовуються для поточної роботи ECM. Інше ім'я — ERM (Enterprise Report Management). На початку ця технологія стосується тільки лазерних дисків, назва не змінилася, незважаю чи на те, що замінила їх іншими технологіями.

Агрегація об'єднує документи з різних додатків. Мета полягає в уніфікації даних з кількох джерел, передача їх до систем зберігання та обробки в одній структурі та форматі.

Індексування робить його швидким та простим для пошуку та пропонує альтернативні способи упорядкування своєї інформації.

Як автоматичне, так і ручне індексація атрибутів можна оптимізувати за допомогою попередньо розроблених вхідних та проектних профілів. Вони можуть описати класи документів, які обмежують кількість можливих значень індексу або автоматично призначають певні критерії.

Автоматичні класифікаційні програми можуть витягувати індекс та категорію та автоматично надсилати дані. Такий спосіб класифікації або класифікації можливий за допомогою основної інформації, що міститься в електронному документі. Їх призначення можливе на основі заздалегідь визначених критеріїв або процесу самонавчання. Цей метод можна використовувати з факсами, конвертованими за допомогою OCR, офісних файлів або вихідних файлів.

Категорія управління охоплює п'ять традиційних областей застосування:

• управління документами 
  
• співпраця (або спільна програма, відома як групова програма)
  
• управління веб-вмістом (включаючи веб-портали)
• управління записами
  
• робочий процес та управління бізнес-процесами (BP)
  

Керування включає елементи, які можуть використовуватися разом або як окремі функції. Управління документами, керування веб-контентом, співпраця, робочий процес та управління бізнес-процесами спрямовано на динамічну частину інформаційного життєвого циклу. Управління документами зосереджується на управлінні завершеними документами відповідно до принципів управління документообігом в організації (як для паперового, так і електронного збереження), які, в свою чергу, повинні відповідати галузевим нормам та практиці. 

Всі компоненти цієї категорії також включають бази даних та системи авторизації доступу. Ці компоненти пропонуються як окремо, так і в пакетах у вигляді інтегрованих компонентів, і в багатьох випадках вже містять компоненти переховування. Всі компоненти цієї категорії також включають бази даних та системи авторизації доступу. Ці компоненти пропонуються як окремо, так і в пакетах у вигляді інтегрованих компонентів, і в багатьох випадках вже містять компоненти переховування.

Управління документами в цьому контексті стосується систем управління документами у вузькому сенсі контролю документів від створення до архівування. Управління документами включає в себе такі функції:

• зареєструватися / перевірити — для забезпечення узгодженості збереженої інформації,
• управління версіями — для відстеження різних версій однієї і тієї ж інформації з змінами та відпусками (однакова інформація в різних форматах),
• пошук і навігація — пошук інформації та контекстів,
• організація документів — у структурах, таких як файли, папки та огляди.

В даний час управління документами все більше збігається з іншими компонентами управління, офісними додатками, такими як Microsoft Outlook і Exchange, Lotus Notes та Domino, а також «функції бібліотеки» для адміністрування даних.

Елементи співробітництва ECM допомагають користувачам працювати разом для розробки та обробки вмісту. Багато хто з цих елементів походить від програмних пакетів або програмного забезпечення групової роботи. Системи співробітництва ECM йдуть набагато далі і включають компоненти управління знаннями.

ECM системи полегшення спільної роботи з використанням інформаційних баз даних і методів їх обробки, які призначені для використання декількома користувачами одночасно, навіть якщо ці користувачі працюють на одній і тій же товарній позиції. Вони використовують знання на основі вмінь, ресурсів та загальних даних для обробки загальної інформації. Це може включати в себе елементи управління, такі як віртуальні столи для мозкового штурму, графіки та системи управління проектами та комунікаційних додатки, такі як. Використання відеоконференцій і т. д.

ECM, що використовується для співпраці, також може інтегрувати інформацію з інших програм, що дозволяє здійснювати спільну обробку даних.

Сфера застосування Enterprise Content Management об'єднує системи управління веб-контентом. Web Content Management як компонент ECM використовується для передачі інформації, вже існуючої та керованої в сховищі ECM, але веб-інформація, екстранет або портал використовують модулі робочого процесу, контроль доступу, версію, доставку та авторизацію. WCM замість інтегрованої функціональності ECM. Є лише кілька прикладів успішних реалізацій, де репозиторій документів та веб-контент управляються разом.

На відміну від традиційних систем електронного архівування, конфіденційне управління даними означає чисте адміністрування важливої інформації та даних, які організаціям потрібно архівувати. Управління даними не залежить від засобів масової інформації — управління даними не обов'язково повинно зберігатися в електронному вигляді, воно також може бути в традиційних формах. Деякі функції керування даними:

• візуалізація файлових планів та інших структурованих індексів для структурованого зберігання інформації,
• неоднозначне індексування інформації, підтримуваної словниками або контрольованими списками слів,
• керувати графіками збереження та видалення,
• захист інформації відповідно до його характеристик, іноді посилаючись на окремі елементи змісту в документах,
• використання стандартизованмх метаданих міжнародних, галузевих або компаній, щоб однозначно ідентифікувати та описати збережену інформацію.

Існують різні типи робочого процесу: стандартизований робочий процес, який використовує заздалегідь визначені послідовності для керування процесами та керування процесами, а також спеціальний робочий процес, в якому користувач періодично визначає послідовність процесів.

Всесвітній поток може бути реалізований як робочий процес рішення, з яким працюють користувачі або як двигун робочого процесу, який у фоновому режимі контролює потік інформації та даних.

Управління робочим процесом включає в себе наступні функції:

• візуалізація процесів та організаційних структур,
• захоплення, адміністрування, візуалізація та представлення згрупованої інформації та пов'язаних з ним документів або даних,
• включіть інструменти обробки даних (наприклад, спеціальні програми) та документи (наприклад, офісні продукти),
• паралельна та послідовна обробка процедур під час запису,
• нагадування, зустрічі, завдання та інші адміністративні функції,
• моніторинг та документація процесу статусу, маршрутизації та представлення результатів,
• інструменти для проектування та відображення процесу.

Основна мета — максимально автоматизувати процеси шляхом введення всіх необхідних заходів.

Управління процесами (ang. Business Process Management, BPM) об'єднує системи управління веб-контентом. Вебвміст як компонент ECM використовується для передачі інформації, вже існуючої та керованої в сховищі ECM, але веб-інформація, екстранет або портал використовують модулі робочого процесу, контроль доступу, версію, доставку та авторизацію. 

BPM пропонує повний набір функцій робочого процесу, забезпечуючи моніторинг процесу та моніторингу даних на рівні сервера. EAI (Enterprise Application Integration) — використовується для об'єднання різних додатків Business Intelligence з дизайном правил — інтегрує сховища даних та надає інструменти, які допомагають користувачам працювати, аналізувати дані та приймати рішення.

Функція «Зберігання» тимчасово зберігає інформацію, яка не є обов'язковою, бажаною або не готова до тривалого зберігання та захисту. Навіть якщо ця функціональність працює на даних, які є довгостроковим архівацією, Збереження як і раніше є окремою функцією від функції збереження.

Компоненти зберігання можна розділити на три категорії: сховища як місця зберігання, функції бібліотек як частина адміністрування сховища та технології зберігання. Ці елементи іноді зустрічаються на рівні операційної системи (наприклад, файлової системи). Технології безпеки, які працюють разом із Deliverables. Однак технології безпеки, включаючи контроль доступу, є основними компонентами рішення ECM.

Репозиторії ECM можуть використовуватися разом у різних комбінаціях. Серед можливих типів сховищ ми можемо згадати:

• Файлові системи. Вони в основному використовуються для тимчасового зберігання як тимчасової пам'яті для операцій вводу / виводу. Метою ECM є зменшення завантаження файлової системи та обміну інформацією за допомогою технологій керування, зберігання та зберігання.
  
• Системи управління контентом — це правильний вміст сховища, який може бути базою даних або спеціалізованою системою зберігання даних.
  
• Бази даних — керувати доступом до інформації, але їх також можна використовувати для зберігання документів або вмісту безпосередньо.
  
• Складські дані — це складні системи зберігання даних на базі даних, які стосуються різних джерел або надають їм інформацію. Вони також можуть виконувати глобальні функції, такі як оптовики чи документи.
  

Функції бібліотеки є адміністративними частинами ECM, які займаються питаннями доступу до інформації. Функція бібліотеки відповідає за завантаження та зберігання інформації з компонентів Capture and Management. Він також управляє місцями зберігання в кеш-пам'яті, фактичним сховищем і в довгостроковій перспективі в архіві. Місце зберігання визначається виключно характеристиками та класифікацією інформації. Функція бібліотеки працює разом із базою компонентів управління, щоб забезпечити необхідні пошукові та пошукові функції.

Функція бібліотеки повинна мати параметри управління версією, щоб контролювати інформацію про статус, а також зареєструвати / скасувати реєстрацію, щоб забезпечити одночасне редагування документа.

Функція бібліотеки генерує журнали користування та редагування, що називаються «аудиторські сліди».

Різноманітність технологій, що використовуються для зберігання інформації дуже великий, наприклад, жорстких дисків, як правило, налаштовані як RAID, SAN (Storage Area Network), NAS (Network Attached Storage), магнітні стрічки, оптичні диски, або в так званому сховище. хмара.

Зберігання базується на тривалому, надійному зберіганні та резервному копіювання статичної, незмінної інформації. Як правило, поведінка досягається завдяки функціям керування записами ECM, які часто розробляються, щоб допомогти організаціям відповідати регуляторним та галузевим нормам

Будь-яка оброблена інформація / дані остаточно перестають змінюватися та стати статичними. Функції збереження ECM підтримують довгострокове безпечне зберігання та резервне копіювання статичної інформації, а також тимчасовий зберігання інформації, яка не потребує архівування. Електронне архівування, як суто концепція, набагато більше функціональних можливостей, ніж компоненти ECM Save. Електронні архівні системи, як правило, складаються з комбінації адміністративного програмного забезпечення, такого як конфіденційна обробка даних, управління зображеннями, функції бібліотек, інформаційно-пошукові системи та підсистеми архівування.

Серед засобів довгострокового запису та зберігання даних можна виділити так звані. WORM (Write Once Read Many) інструменти у формі одноразових оптичних дисків, магнітних стрічок або спеціального програмного забезпечення для керування читанням та запису (Soft-WORM). Довгостроковий носій даних — також папір — в контексті систем ECM використовується лише як подвійна електронна інформаційна безпека.

Функція ECM Delivery відображає інформацію з керування, зберігання та збереження. Модель компонентів AIIM для ECM є функціональною і не нав'язує жорсткої ієрархії; Deliver компоненти можуть містити функції для введення інформації в інші системи (наприклад, надання інформації на носій або формування відформатованих вихідних файлів) або для підготовки інформації, наприклад. Шляхом перетворення його формат або стискати інгредієнти для зберігання і консервації. Функціональність категорії «Доставка» також відома як «вихід» інформаційних технологій у цій категорії, які часто називають «керування виведенням».

Доставка складається з трьох груп: трансформаційних технологій, технологій безпеки та розподілу. Трансформація та безпека як послуги є посередницькими і повинні бути однаково доступними для всіх компонентів ECM. На виході з цих двох функцій мають першорядне значення: розташування і дизайн (з інструментами для розміщення і форматування виводу) і публікації (з додатками для надання інформації для розповсюдження та публікації).

Коротко кажучи, доставка ECM надає користувачам інформацію. Безпечне розподіл, співпраця та управління версіями є передовим. У деяких випадках ці елементи як і раніше використовуються як автономні системи без впровадження всього ECM для кожного організаційного підрозділу.

Технології безпеки використовуються у всіх функціональних можливостях ECM. Наприклад, електронні підписи використовуються не тільки тоді, коли документи будуть відправлені, але і під час збору даних шляхом сканування, щоб документувати повноту захоплення. Інфраструктура відкритих ключів є основною технологією електронних підписів. Він управляє ключами та сертифікатами та перевіряє справжність підписів. Інші електронні підписи підтверджують особу відправника та цілісність переданих даних, тобто вони є повними та незмінними.

В Європі існує три типи електронних підписів різного ступеню якості та безпеки: прості, просунуті та кваліфіковані. У більшості європейських країн кваліфікований електронний підпис є юридично дозволеним в юридичних документах та контрактах.

Управління цифровими правами (DRM) та водяні знаки використовуються для синдикації контенту, управління активами в засобах масової інформації та управління та захисту інтелектуальної власності та авторських прав. DRM працює з такими технологіями, як електронні водяні знаки, які інтегровані безпосередньо в файл і призначені для захисту ваших прав на використання та захисту вмісту, розміщеного в Інтернеті.

Розподіл

Всі перераховані вище технології служать для того, щоб надавати користувачам ECM вміння різними способами, використовуючи засоби, орієнтовані на користувача та орієнтовані на користувача. Вони можуть бути активними інгредієнтами, такими як електронна пошта, носії інформації, нотатки та пасивне видання на вебсайтах та порталах, де користувачі можуть одержувати інформацію самостійно. Можливі результати та способи розподілу включають:

• IІнтернет (включаючи екстранет, інтрамережі, портали електронного бізнесу, портали працівників),
• e-mail,
• fax,
• передача даних через EDI, XML або інші формати
  
• мобільні пристрої, такі як мобільні телефони, КПК тощо,
• носії інформації, такі як компакт-диски та DVD-диски,
• цифрове телебачення та інші мультимедійні послуги,
  
• папір.

Різні елементи Постачання надають користувачам інформацію, яка є оптимальною для застосування, де можливо контролювати її використання.